Przedszkole Miejskie nr 15 w Lubinie

I. Informacje ogólne

 1. Zamawiający: Przedszkole Miejskie Nr 15, ul. Orla 75, 59-300 Lubin, tel. 76 724 94 56, fax. 76 759 10 71

2. Adres strony internetowej Zamawiającego www.pm15lubin.szkolnastrona.pl

3. Adres poczty elektronicznej: pm15@ok.um.lubin.pl

4. Jednocześnie Zamawiający informuje, że na wskazanej powyżej stronie zostanie umieszczony Opis Warunków Zamówienia, wzory formularzy wyceny oferty oraz wzór umowy na dostawy.

5. Osoby upoważnione przez Zamawiającego do kontaktów z Wykonawcą w zakresie:             

- proceduralnym:  Małgorzata Gałązka, tel. 76 724 94 56 wew. 100 lub e-mail: pm15@ok.um.lubin.pl

 - merytorycznym:  Małgorzata Gałązka, tel. 76 724 94 56 wew. 100 lub e-mail: pm15@ok.um.lubin.pl

6. Wykonawca może złożyć ofertę na dowolną liczbę grup asortymentowych.

7. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium ani zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

8. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.

 

 II.              Opis przedmiotu zamówienia:

 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa produktów spożywczych, która realizowana będzie sukcesywnie, stosownie do potrzeb Zamawiającego, na postawie odrębnych zleceń jednostkowych, określających ilość i asortyment oraz termin dostawy, a Wykonawca zobowiązany jest do realizacji wystawionego przez Zamawiającego zamówienia w wyznaczonym w zamówieniu terminie.

2. Zamawiający będzie zamawiał u Wykonawcy wybrane artykuły żywnościowe telefonicznie lub na e-mailem lub w inny uzgodniony wcześniej sposób z 1 dniowym wyprzedzeniem do godz. 13:00, a Wykonawca zobowiązany jest do realizacji wystawionego przez Zamawiającego zamówienia w wyznaczonym w zamówieniu terminie.

3. Zamawiający wymaga aby dostawy produktów były realizowane w dni powszednie z wyłączeniem dni, w których placówka jest nieczynna, bezpłatnym transportem Wykonawcy do Siedziby Zamawiającego: Przedszkole Miejskie Nr 15, 59-300 Lubin, ul. Orla 75 do bloku kuchennego przedszkola. W wyjątkowych i uzasadnionych sytuacjach Zamawiający może zmienić godzinę dostawy po uprzednim zawiadomieniu telefonicznym Wykonawcy. Dostawy muszą być realizowane na koszt i ryzyko Wykonawcy, codziennie w godzinach 6:15-7:15.

4. Zapytanie ofertowe dotyczy 8 grup asortymentowych:

4.1.   Pieczywo zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem Zamawiającego

4.2.   Jajka zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem Zamawiającego

4.3.   Mrożonki zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem Zamawiającego

4.4.   Ryby i przetwory rybne zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem Zamawiającego

4.5.   Różne artykuły spożywcze zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem Zamawiającego

4.6.   Produkty owocowo-warzywne zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem Zamawiającego

4.7.   Mleko, produkty mleczarskie zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem Zamawiającego

4.8.   Mięso, produkty mięsne, wędliny  zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem Zamawiającego

5. Warunki dostaw:

5.1.     Dostawy będą dokonywane partiami, w związku z bieżącymi potrzebami Zamawiającego.

5.2.    Zgłoszenie zapotrzebowania będzie następować telefonicznie przez upoważnionego pracownika, najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień planowanych dostaw. Dostawy muszą być zrealizowane najpóźniej do godziny 7:15. Kuchnia Zamawiającego jest czynna od godziny 6:15.

5.3.    Produkty spożywcze muszą być dostarczane samochodem własnym dostawcy w opakowaniach jednostkowych opisanych w formularzu wyceny oferty lub opakowaniu o gramaturze bardzo zbliżonej.

5.4.    Artykuły żywnościowe objęte dostawą powinny spełniać wymogi sanitarno-epidemiologiczne i zasady systemu HACCP w zakładach żywienia zbiorowego.

5.5.    Ponadto wszystkie artykuły muszą jednocześnie spełniać warunki zawarte w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 26.07.2016r. w sprawie grup środków spożywczych przeznaczonych do sprzedaży dzieciom i młodzieży w jednostkach systemu oświaty oraz wymagań, jakie muszą spełniać środki spożywcze stosowane w ramach żywienia zbiorowego dzieci i młodzieży w tych jednostkach (Dz.U. z 2016 poz.1154).

5.6.    Przedmiot zamówienia obejmuje transport asortymentu do miejsca przeznaczenia oraz wyładunek.

5.7.    Zamawiający zastrzega sobie prawo odmówienia przyjęcia dostarczonych towarów, jeżeli wystąpią jakiekolwiek nieprawidłowości co do jakości, terminu przydatności do spożycia danego produktu, bądź będzie on przewożony w nieodpowiednich warunkach. Jeżeli dostawca nie zgodzi się z zastrzeżeniami towar zostanie poddany badaniom w PPIS.

5.8.    Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia.

6. Każda partia dostarczonych towarów musi spełniać wymagania ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia, (t. j. Dz. U. z 2022 r., poz. 2132) oraz innych przepisów prawa dotyczących dopuszczenia ich do obrotu.

7. Wszystkie towary stanowiące przedmiot zamówienia będą transportowane transportem na koszt Wykonawcy zgodnie z wszelkimi przepisami prawa obowiązującymi w tym zakresie.

8. Zamówienie będzie realizowane według aktualnych potrzeb żywnościowych Zamawiającego.

9. Wykonawca jest odpowiedzialny za: jakość, zgodność z warunkami technicznymi i jakościowymi opisanymi dla przedmiotu zamówienia.

10. Zamawiający wymaga od Wykonawcy zachowania należytej staranności przy realizacji zobowiązań umowy.

11. Określenie przez Wykonawcę telefonów kontaktowych i numerów faks oraz innych ustaleń niezbędnych dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia.

12. W ramach zamówienia Wykonawca dostarczy towar specjalistycznym środkiem transportu, spełniającym odpowiednie wymagania sanitarne oraz zgodnym z ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (t. j. Dz. U. z 2022 r., poz. 2132). Wykonawcy zobowiązany jest przedłożyć Zamawiającemu kserokopię decyzji sanepidu w dniu zawarcia umowy.

13. W ramach zamówienia Wykonawca zabezpieczy należycie towar na czas przewozu (opakowania, pojemniki przystosowane do przewozu danego asortymentu) i ponosi całkowitą odpowiedzialność za dostawę i jakość dostarczanego towaru.

14. Oferowane i dostarczane produkty spożywcze powinny:

• spełniać odpowiednie wymogi jakościowe dla żywienia w warunkach żywienia zbiorowego, w tym spełniać warunki sanitarne ich pozyskiwania, produkcji, przetwarzania, magazynowania, transportu oraz sprzedaży bezpośredniej zgodnie z Polską Normą, EN i ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2022 r., poz. 2132).
•  cechować się wysokimi walorami smakowymi;
• spełniać wymogi sanitarno–epidemiologiczne i zasady systemy HACCP oraz posiadać oznaczony odpowiedni dla danego asortymentu termin ważności zapewniający jego bezpieczne spożycie. Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania dla zaoferowanego asortymentu przedłożenia pisemnego potwierdzenia dopuszczającego dany produkt do obrotu i spożycia, wydanego przez organ uprawniony do kontroli jakości artykułów spożywczych
• być zgodne z ustawą z dnia 21 grudnia 2000 r. o jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2179) oraz aktami wykonawczymi.

15. Opakowania, w których będą dostarczane produkty, powinny być oznakowane i zawierać informacje dotyczące min.: nazwy i adresu producenta, nazwy dystrybutora, nazwy towaru, jego klasy jakości, daty produkcji, terminu przydatności do spożycia.  

16. Wykonawca zobowiązany jest powiadomić bezzwłocznie o braku jakiegoś asortymentu z listy zamówienia i zapytać o ewentualny zamiennik.

                       

III. Termin realizacji zamówienia

1. Zakładany termin realizacji zamówienia: od dnia 2 stycznia 2023 r. do dnia 30 czerwca 2023 r. (tj.w dni powszednie z wyłączeniem dni, w których placówka jest nieczynna).

2. Przedmiot zamówienia należy dostarczać sukcesywnie według zgłoszonego zapotrzebowania w trakcie trwania umowy na adres Zamawiającego.

3. Zapotrzebowanie na przedmiot zamówienia będzie zgłaszane telefonicznie lub e-mailem przez uprawnionych pracowników Zamawiającego w terminach wynikających z potrzeby uzupełnienia danego towaru.

 

IV. Warunki udziału w postępowaniu (zapytanie ofertowe)

 1. Zamawiający zaprasza Wykonawców do uzupełnienia i przesłania do Zamawiającego formularzy wyceny oferty.

2. Wykonawca za pośrednictwem poczty elektronicznej przesyła uzupełniony formularz/formularze wyceny oferty na wybrany asortyment w terminie do 09 grudnia 2022 r. na adres poczty elektronicznej przedszkola: pm15@ok.um.lubin.pl

3. W tytule maila należy wpisać: Zapytanie ofertowe na dostawę żywności.

4. Formularz wyceny oferty należy uzupełnić, wyliczyć łączną wartość oraz opieczętować i podpisać. Zamawiający dopuszcza możliwość przesłania skanu/obrazu uzupełnionego formularza wyceny oferty.

5. Za datę wpływu formularza/formularzy Wykonawcy przyjmuje się datę ich wczytania w poczcie elektronicznej.

6. Formularze inne niż udostępnione przez Zamawiającego nie będą brane pod uwagę w zapytaniu ofertowym.

 

V. Termin składania i otwarcia ofert

 

1. Ofertę należy przysłać na skrzynkę elektroniczną przedszkola: pm15@ok.um.lubin.pl do dnia 09.12.2022 r.
2. Rozstrzygnięcie zapytania ofertowego nastąpi dnia 12 grudnia 2022 r. do godziny 15:00.
3. Kryteriami wyboru wykonawcy są cena (100%).

 

VI. Opis sposobu obliczania ceny

 1. Cena oferty brutto musi być wyrażona w złotych polskich i obejmować wszystkie koszty związane z należytym wykonaniem przedmiotu zamówienia. Cenę podaje się z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

2. Cena całkowita podana w formularzu wyceny oferty powinna zawierać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich pozycji ujętych w danym formularzu wyceny oferty.

3. Każda pozycja wymieniona w formularzach wyceny oferty musi zostać wyceniona przez Wykonawcę z podaniem ceny netto i brutto w zł polskich cyfrowo, z wyodrębnieniem podatku od towarów i usług obowiązującym w dniu, w którym upływa termin składania ofert.

4. Faktury będą rozliczane wg jednostkowych ofertowych cen brutto na dany asortyment. Zamawiający nie dopuszcza wystawiania faktur za jednostkowe zamówienie (tj. za dostawę w danym dniu). Możliwe jest wystawianie faktur tygodniowych, półmiesięcznych lub za jeden miesiąc wykonanych dostaw. Faktury płatne będą przelewem na konto Wykonawcy z odroczonym terminem płatności (7 lub 14 dni).

5. Wszystkie wartości określone w formularzu wyceny oferty oraz ostateczna cena oferty muszą być liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, w polskich złotych (PLN),

6. Wprowadzenie przez Wykonawcę zmian w opisie lub ilościach przedmiotu zamówienia określonych przez Zamawiającego w poszczególnych pozycjach formularza cenowego spowoduje odrzucenie oferty, jako sprzecznej z warunkami zapytania ofertowego.

7. Brak wypełnienia i określenia wartości w pozycji w formularzu wyceny oferty spowoduje odrzucenie oferty, jako sprzecznej z warunkami zapytania ofertowego.

8. Cena może być tylko jedna, nie dopuszcza się wariantowości cen. Wszelkie upusty rabaty winny być od razu ujęte w obliczeniu ceny, tak by wyliczona cena za realizację zamówienia była ceną ostateczną bez konieczności dokonywania przez Zamawiającego przeliczeń itp. działań w celu jej określenia.

 

VII. Informacje dotyczące wzoru umowy.

 Wzór umowy Zamawiający udostępnia na stronie internetowej przedszkola.

 

VIII. Załączniki:

1)     Formularze wyceny oferty na grupy asortymentowe (8 szt.)

2)     Wzór umowy.